Datenschutzerklärung für diese Internetseite sowie für die Datenverarbeitung der OKTAN Mineraloel-Vertrieb GmbH

Die OKTAN Mineraloel-Vertrieb GmbH nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Wir halten uns strikt an die Regeln der Datenschutzgesetze der Bundesrepublik Deutschland (BDSG neu) und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Soweit in dieser Datenschutzerklärung Bezug auf die DSGVO genommen wird, so wird klargestellt, dass diese erst ab dem 25. Mai 2018 gilt. Vorher ist die Rechtsgrundlage das BDSG.

Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist OKTAN Mineraloel-Vertrieb GmbH, Alsterarkaden 27, 20354 Hamburg, Telefon: +49 (0) 40-355190-0, Fax +49 (0) 40-355190-99, E-Mail: service@oktan.de. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten" oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz(at)oktan.de. Unser Datenschutzbeauftragter hört sich auch gerne Ihre Fragen, Anregung oder Kritik zum Datenschutz an.

Datenverarbeitung zur Erbringung der vertraglichen Leistungen
Sie können über unsere Webseite und unsere dort hinterlegten Kontaktdaten Anfragen zu Beauftragungen vertraglicher Leistungen und Bestellung der von uns angebotenen Produkte an uns richten. Hierfür können Sie auch das auf unserer Internetseite hinterlegte Kontaktformular nutzen. Soweit auf diesem Weg oder auf andere Weise bei Anfragen zu Beauftragungen personenbezogene Daten von Ihnen an uns übermittelt werden, verarbeiten wir Ihre Daten für die Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Durchführung des Auftrags/Vertrags sowie zur Rechnungsstellung. Wir benötigen hierfür Ihren Namen, Ihre Adressdaten sowie Ihre E-Mail-Adresse. Ohne diese Daten können wir den Vertrag mit Ihnen nicht durchführen. Je nach Auftrag/Vertrag benötigen wir gegebenenfalls zusätzlich weitere Daten, darüber werden wir Sie einzelfallbezogen aufklären.

Bei Lieferanten/Dienstleistern verarbeiten wir die auf diesem Weg oder auf andere Weise von diesen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zur unserseitigen Bestellung und Abrufung von Leistungen sowie um die erbrachten Leistungen zu bezahlen. Wir benötigen hierfür den Namen, die Adressdaten sowie die Kontodaten. Je nach Leistung/Vertrag benötigen wir gegebenenfalls zusätzlich weitere Daten, worüber wir sodann einzelfallbezogen aufklären. Sofern Sie weitere Daten zur Verfügung stellen, nutzen wir diese ebenfalls für die vorgenannten Zwecke, diese sind aber nicht für den Vertragsschluss erforderlich.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Datenverarbeitung zur Kommunikation mit Ihnen
Neben den Vertragsdaten verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Kommunikationsdaten (Namen von Ansprechpartnern, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse), um mit Ihnen in Kontakt treten und kommunizieren zu können. Personenbezogene Daten, die Sie uns per E-Mail, über das Kontaktformular unserer Website oder telefonisch mitteilen, werden nur zur Korrespondenz mit Ihnen bzw. nur für den Zweck verarbeitet, zu dem Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben. Für die Kommunikation über das Kontaktformular auf unserer Website benötigen wir mindestens Ihren vollständigen Namen und die E-Mail-Adresse. Sollten Sie einen Rückruf wünschen, benötigen wir zusätzlich Ihre Telefonnummer.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Datenverarbeitung zur Kreditsicherung
Um Zahlungsausfällen vorzubeugen nutzen wir Ihren Namen und Ihre Adressdaten zudem für eine Anfrage zur Deckung bei Forderungsausfällen bei unserer Kreditversicherung. Zu diesem Zweck werden die Daten unserer Rückversicherung übermittelt. Diese Verarbeitung und Weitergabe Ihrer Daten erfolgt auf Basis der Rechtsgrundlage in Art 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse, uns gegen mögliche Zahlungsausfälle zu versichern und entsprechende Deckungsanfragen bei unserer Versicherung zu stellen, wenn wir für den Vertrag nur die unsichere Zahlungsart des Rechnungskaufs oder der Lastschriftabbuchung anbieten und Ihnen damit die Möglichkeit geben, erhebliche Vorleistungen von uns in Anspruch zu nehmen.

Datenverarbeitung bei Bewerbungen
Sie können über unsere Webseite und unsere dort hinterlegten Kontaktdaten Bewerbungen für Ausbildungsplätze und Arbeitsstellen in unserem Unternehmen an uns richten. Soweit auf diesem Weg oder auf andere Weise bei Bewerbungen personenbezogene Daten von Ihnen an uns übermittelt werden, verarbeiten wir Ihre Daten für die Prüfung, Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Bewerbung sowie ggf. zur Vorbereitung des Beschäftigungsverhältnisses.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG (neu) der die Verarbeitung von Daten zur Entscheidung über die Begründung, für die Begründung sowie für die Durchführung von Beschäftigungsverhältnissen gestattet.

Datenverarbeitung bei regelmäßiger Zusendung von Preislisten und Preisangaben per E-Mail und Fax
Wenn Sie von uns regelmäßige Preislisten und aktuelle Preisangaben sowie Produktinformationen per E-Mail erhalten möchten, können Sie dies bei uns anmelden. Wir benötigen herfür von Ihnen eine E-Mail-Adresse sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und mit dem Empfang der E-Mails einverstanden sind. Hierfür werden wir an die eingetragene E-Mail-Adresse eine Bestätigungs-E-Mail mit einem darin befindlichen Link senden (Double-Opt-In), erst nach Klick auf diesen Link ist die Anmeldung abgeschlossen. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können. Weitere Daten erheben wir in diesem Zusammenhang nicht. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der Preislisten, Preisangaben und Produktinformationen. Soweit wir für den Versand einen Auftragsverarbeiter einsetzen, halten wir uns dabei selbstverständlich an die geltenden Datenschutzgesetze.

Wenn Sie von uns regelmäßige Preislisten und aktuelle Preisangaben sowie Produktinformationen per Fax erhalten möchten, können Sie dies ebenfalls bei uns anmelden, hierfür benötigen wir von Ihnen eine Faxnummer sowie Informationen, welche uns die Überprüfung gestatten, dass Sie der Inhaber der angegebenen Faxnummer sind und mit dem Empfang der entsprechenden Telefaxe einverstanden sind. Hierfür werden wir an die angegebene Faxnummer ein Bestätigungs-Fax senden (Double-Opt-In), erst nach Antwort Ihrerseits auf dieses Fax ist die Anmeldung abgeschlossen. Zweck des Verfahrens ist, Ihre Anmeldung nachweisen und ggf. einen möglichen Missbrauch Ihrer persönlichen Daten aufklären zu können. Weitere Daten erheben wir in diesem Zusammenhang nicht. Diese Daten verwenden wir ausschließlich für den Versand der Preislisten, Preisangaben und Produktinformationen.

Wenn Sie sich anmelden, erklären Sie sich einverstanden, dass wir Ihnen – je nach Anfrage - regelmäßig E-Mails oder Faxe mit Produktinformationen und Preislisten und aktuelle Preisangaben zu Produkten unseres Unternehmens an die hinterlegte E-Mail-Adresse bzw. Faxnummer zusenden und Ihre Daten zu diesem Zweck verarbeiten. Sie können Ihre Einwilligung in den Erhalt der E-Mails / Telefaxe jederzeit widerrufen. Eine Mitteilung in Textform an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Fax, Brief) reicht hierfür aus.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Datenverarbeitung zu Werbezwecken
Wir nutzen die von Ihnen zur Verfügung gestellten Adressdaten, um Ihnen Empfehlungen und Informationen zu unseren Produkten und Dienstleistungen per Post zuzusenden.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Unser Interesse ist wirtschaftlich und liegt in der Bewerbung und dem Verkauf unserer Produkte und Dienstleistungen. Darüber hinaus nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse und Faxnummer für die Zusendung von Produktinformationen und aktuellen Preisangaben zu unseren Produkten und Dienstleistungen per E-Mail, wenn Sie bereits Produkte oder Dienstleistungen von uns bezogen haben. Diese Empfehlungen erhalten Sie von uns unabhängig davon, ob Sie einen elektronischen Versand der Informationen angefordert haben. Wir wollen Ihnen auf diese Weise Informationen über ähnliche Produkte und Dienstleistungen aus unserem Angebot zukommen lassen, die Sie auf Grundlage Ihrer letzten Einkäufe/Bestellungen bei uns interessieren könnten. Dabei richten wir uns streng nach den gesetzlichen Vorgaben. Sofern Sie keine Empfehlungen zu Produkten oder Dienstleistungen oder insgesamt keine werblichen Nachrichten mehr von uns erhalten wollen, können Sie dem jederzeit widersprechen. Eine Mitteilung in Textform an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Fax, Brief) reicht hierfür aus.

Log-Dateien
Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden Nutzungsdaten durch den jeweiligen Internetbrowser übermittelt und in Protokolldateien, den sogenannten Server-Logfiles, gespeichert. Die dabei gespeicherten Datensätze enthalten die folgenden Daten: Datum und Uhrzeit des Abrufs, Name der aufgerufenen Seite, IP-Adresse, Referrer-URL (Herkunfts-URL, von der aus Sie auf die Webseiten gekommen sind), die übertragene Datenmenge, sowie Produkt und Versions-Informationen des verwendeten Browsers und das Betriebssystem Ihres PCs. Die IP-Adressen der Nutzer werden nach Beendigung der Nutzung gelöscht oder anonymisiert. Eine sonstige Auswertung der Daten, außer für statistische Zwecke und dann grundsätzlich in anonymisierter Form, erfolgt nicht. Es werden auch keine personenbezogenen „Surfprofile“ oder ähnliches erstellt oder verarbeitet.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Unser Interesse liegt in der Gewährleistung der Datensicherheit auf der Internetseite sowie in der Optimierung unseres Webangebots.

Cookies
Wir verwenden sog. Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Computer eines Besuchers gespeichert werden und Daten zum jeweiligen Nutzer enthalten, um diesem Zugang zu verschiedenen Funktionen zu ermöglichen. Auf unserer Website werden Session Cookies verwendet. Ein Session Cookie wird vorübergehend auf dem von Ihnen genutzten Computer gespeichert, während Sie durch die Website navigieren. Ein Session Cookie wird gelöscht, sobald Sie Ihren Internet-Browser schließen oder sobald nach einer bestimmten Zeit Ihre Session abgelaufen ist. Durch die Speicherung eines Cookies ist gewährleistet, dass Sie nicht bei jedem Besuch Ihre persönlichen Einstellungen und Vorlieben wiederholt eingeben müssen. Das erspart Ihnen Zeit und macht die Nutzung unserer Website komfortabler für Sie. Der Cookie dient dabei nur dem Zweck der Verbesserung der Nutzbarkeit.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch – falls Sie also den Einsatz von Cookies unterdrücken möchten, müssen Sie möglicherweise Cookies aktiv löschen oder blockieren oder die Speicherung der Cookies durch eine Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern. Beachten Sie jedoch, dass Sie, wenn Sie die Verwendung von Cookies ablehnen, unsere Website zwar weiter besuchen können, einige Funktionen jedoch in ihrer Arbeitsweise beeinträchtigt sein könnten.

Tracking mittels Matomo (ehemals Piwik)
Auf unserer Website benutzen wir den Webanalysedienst Matomo zur Analyse der Benutzung. Dazu werden die durch einen Matomo-Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Website auf unserem Server gespeichert.

Über Matomo werden ggf. die folgenden Daten erhoben, welche Hinweise darauf geben können, welche Funktionen der jeweiligen Internetseite häufig verwendet werden und wo ggf. Missverständnisse auftreten:

• Land, Bundesland, Stadt
• Zeitpunkt des Seitenaufrufs
• der verwendete Browser, inklusive der Browserversion, Browsersprache und den installierten Plugins
• das Betriebssystem des Benutzers
• die Bildschirmauflösung des Nutzers
• die anonymisierte IP-Adresse des Nutzers, bei der das vierte Oktett durch eine 0 ersetzt wird
• der Zeitpunkt des letzten Besuchs
• der Zeitpunkt des ersten Besuchs
• eine zufällig generierte eindeutige Benutzer-ID
• die Ladedauer der besuchten Seite
• die Anzahl an Aktionen pro Besuch
• der Seitentitel der besuchten Seite
• die URL der besuchten Seite
• die Verweildauer pro Besuch
• Funktionen, die während des Besuchs verwendet wurden

Auf diesen Daten bauen dann Statistiken zum Nutzungsverhalten auf. Dazu zählen beispielsweise Übersichten zu den verwendeten Geräten und Browsern und zu den Aktionen pro Besuch, z.B. ob Datenexporte durchgeführt wurden oder Zählerstände eingegeben wurden. Matomo selbst ist sehr transparent, welche Daten erhoben werden. Sie können es gerne selbst auf der offiziellen Website nachlesen, unter https://matomo.org/faq/general/faq_18254/

IP-Adressen werden vor der Speicherung anonymisiert. Matomo-Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Wir weisen jedoch ausdrücklich darauf hin, dass trotz der voll aktivierten Anonymisierungsfunktion eine totale Anonymisierung nicht erreicht wird, sondern es sich dabei lediglich um eine Pseudonymisierung handelt. Matomo erstellt bei ihrer Verwendung einen internen Hashwert, der aus unterschiedlichen Faktoren wie der IP-Adresse, der Auflösung, dem Browser, die verwendeten Plugins und das Betriebssystem errechnet wird. Auch bei der aktivierten Anonymisierungsfunktion nutzt diese Heuristik für interne Zwecke die volle IP-Adresse, sodass ein Rückrechnen der Werte mit einigem Aufwand bis auf die IP-Adresse möglich ist und somit mit großer Zuverlässigkeit auf die anderen Informationen geschlossen werden kann.

Im Gegensatz zu anderen Statistikprogrammen werden bei Matomo keine Daten an einen fremden Server übermittelt; das Programm ist auf einem unserer Server mit Standort Deutschland installiert. IP-Adresse werden dabei vor der Speicherung anonymisiert. Matomo-Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung dieser Website werden nicht an Dritte weitergegeben.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können.

Wenn Sie mit der Speicherung und Nutzung Ihrer Daten nicht einverstanden sind, können Sie die Speicherung und Nutzung über den Consent Manager entweder ablehnen oder auch später deaktivieren.

Die Speicherung von Matomo-Cookies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Datenverarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben, handeln- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten).

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, der die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gestattet.

Kategorien von Empfängen der personenbezogenen Daten
Ihre Vertrags- und Kommunikationsdaten werden zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Kommunikation oder zur Durchführung des Auftrags oder zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen jeweils an die zuständige Stelle und die zuständigen Mitarbeiter innerhalb unseres Unternehmens weitergeleitet. Grundlage hierfür ist erneut Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet. Sofern es zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zur Versendung und Auslieferung von Produkten oder zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, erfolgt eine Datenweitergabe an Partnerunternehmen, welche zur Unterstützung der Vertragsabwicklung beauftragt worden sind. Unsere Partner verpflichten sich zur Einhaltung und Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Unseren Partnern ist es nicht gestattet, die Daten anderweitig als zur Vertragsabwicklung zu verwenden.
Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung der E-Mails aller Unternehmen und Mitarbeiter unserer Unternehmensgruppe über die Server der Oktan Mineraloel-Vertrieb GmbH, über die die E-Mail-Adressen @oktan.de gehostet werden. Wir haben hierüber einen konzernweiten Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte außerhalb unserer Unternehmensgruppe nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zweck der Vertragsabwicklung oder Abrechnung erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage für die Weitergabe besteht. Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe, wie bereits erklärt, an unsere Kreditversicherung. Aufgrund berechtigtem Interesse.

Soweit wir zur Durchführung und Abwicklung von Verarbeitungsprozessen Dienstleistungen Dritter in Anspruch nehmen, werden die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung eingehalten. Dienstleister die uns bei der Erbringung unserer Leistung Ihnen gegenüber unterstützen sind Hosting-Provider, E-Mail-Dienstprovider, IT-Dienstleister, Bonitätsprüfungsdienstleister und Payment Service Provider sowie Technik- und Sicherheitsdienstleister.

Dauer der Datenspeicherung
Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die vorübergehende Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn volle Jahre. Zudem bewahren wir Ihre Daten für die Zeit auf, in der Ansprüche gegen unsere Unternehmensgruppe geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

Datensicherheit
Ihre persönlichen Daten werden bei uns sicher durch Verschlüsselung übertragen. Wir bedienen uns dabei des Codierungssystems SSL (Secure Socket Layer). Des Weiteren sichern wir unsere Website und sonstige Systeme durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen ab. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Wir weisen jedoch darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen und nicht lückenlos vor dem Zugriff durch Dritte geschützt werden kann, was insbesondere und vor allem bei der Kommunikation per E-Mail gilt.

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Behörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Tel.: 040 / 428 54 - 4040
Fax: 040 / 428 54 - 4000
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de

Datenschutzerklärung für die Datenverarbeitung der OKTAN Tankstellen GmbH

Die OKTAN Tankstellen GmbH nimmt den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Wir halten uns strikt an die Regeln der Datenschutzgesetze der Bundesrepublik Deutschland (BDSG neu) und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Soweit in dieser Datenschutzerklärung Bezug auf die DSGVO genommen wird, so wird klargestellt, dass diese erst ab dem 25. Mai 2018 gilt. Vorher ist die Rechtsgrundlage das BDSG.

Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung durch uns ist OKTAN Tankstellen GmbH, Alsterarkaden 27, 20354 Hamburg, Telefon: +49 (0) 40-355190-0, Fax +49 (0) 40-355190-97, E-Mail: service@oktan.de.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten" oder unter der E-Mail-Adresse: datenschutz(at)oktan.de. Unser Datenschutzbeauftragter hört sich auch gerne Ihre Fragen, Anregung oder Kritik zum Datenschutz an.

Datenverarbeitung zur Erbringung der vertraglichen Leistungen
Soweit Sie Anfragen zu Beauftragungen, zu Produktkäufen oder zur Erbringung vertraglicher Leistungen an uns richten und in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten an uns übermittelt werden, verarbeiten wir Ihre Daten für die Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Durchführung des Auftrags/Vertrags/Kaufs sowie zur Rechnungsstellung. Wir benötigen hierfür Ihren Namen, Ihre Adressdaten sowie Ihre E-Mail-Adresse. Ohne diese Daten können wir den Vertrag mit Ihnen nicht durchführen. Je nach Auftrag/Vertrag benötigen wir gegebenenfalls zusätzlich weitere Daten, darüber werden wir Sie einzelfallbezogen aufklären. Bei Lieferanten/Dienstleistern verarbeiten wir die auf diesem Weg oder auf andere Weise von diesen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zur unserseitigen Bestellung und Abrufung von Leistungen sowie um die erbrachten Leistungen zu bezahlen. Wir benötigen hierfür den Namen, die Adressdaten sowie die Kontodaten. Je nach Leistung/Vertrag benötigen wir gegebenenfalls zusätzlich weitere Daten, worüber wir sodann einzelfallbezogen aufklären.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Datenverarbeitung bei Stationskunden
Soweit Sie bei uns Stationskunde werden möchten und den entsprechenden Antrag auf Erhalt von Tankkarten als Stationskunde stellen, verarbeiten wir Ihre Daten für die Durchführung des Vertragsverhältnisses und zur Abbuchung/Rechnungsstellung. Für einen Vertragsschluss benötigen wir mindestens den Namen Ihres Unternehmens, die Adressdaten sowie Ihre E-Mail-Adresse. Ohne diese Daten können wir den Vertrag mit Ihnen nicht durchführen. Wenn Sie eine kennzeichengebundene Abrechnung wünschen, verarbeiten wir die Daten der angegebenen Kennzeichen zu diesem Zweck.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Um Zahlungsausfällen vorzubeugen nutzen wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten zudem für eine Bonitätsprüfung, da wir für den Vertrag nur die unsichere Zahlungsart des Rechnungskaufs anbieten. Hierfür nutzen wir als Auftragsverarbeiter eine externe Auskunftei. Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Bonitätsprüfung erfolgt auf Basis der Rechtsgrundlage in Art 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO bzw. der Rechtsgrundlage in Art 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse, uns vor möglichen Zahlungsausfällen zu schützen und hierfür Bonitätsinformationen bei einer externen Auskunftei einzuholen, da wir Ihnen als Stationskunde mit Zurverfügungstellung der Tankkarten die Möglichkeit einräumen, erhebliche Vorleistungen von uns in Anspruch zu nehmen. Wird eine Kautionshinterlegung vereinbart, verarbeiten wir die dabei bereitgestellten Daten zur Durchführung der Kautionsvereinbarung.

Oktan nimmt den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Genauere Informationen können Sie diesem PDF "Datenschutzhinweise für Stationskunden" entnehmen.

Datenverarbeitung bei Schuldanerkenntnis /SEPA-Lastschrift
Soweit Sie uns gegenüber ein Schuldanerkenntis mit Einwilligung zum SEPA-Lastschrifteinzug der offenen Forderung abgeben, verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten für die Nutzung des Schuldanerkenntnisses sowie für die Sicherstellung und den Ausgleich des Zahlungsanspruchs unseres Unternehmens aus dem der anerkannten Schuld zugrundeliegenden Vertrag. Wie benötigen für das Schuldanerkenntnis Ihren Namen, Ihre Adresse sowie eine Dokumentennummer zur Verifizierung Ihrer Identität. Für das SEPA-Lastschriftmandat benötigen wir zudem den Namen Ihres Kreditinstituts, sowie Ihre IBAN und BIC. Diese Daten sind für die Vertragsdurchführung erforderlich.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Datenverarbeitung bei Schuldschein
Soweit Sie uns gegenüber einen Schuldschein mit Schuldanerkenntnis über das Bestehen einer offenen Forderung abgeben, verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten für die Nutzung des Schuldanerkenntnisses sowie für die Sicherstellung und den Ausgleich des Zahlungsanspruchs unseres Unternehmens aus dem der anerkannten Schuld zugrundeliegenden Vertrag. Wie benötigen für das Schuldanerkenntnis Ihren Namen, Ihre Adresse sowie eine Dokumentennummer zur Verifizierung Ihrer Identität. Diese Daten sind für die Vertragsdurchführung erforderlich. Sofern sie eine Telefonnummer angeben, nutzen wir diese zur Klärung von Rückfragen, z.B. im Fall einer Nichtzahlung innerhalb der zugesagten Zahlungsfrist.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Datenverarbeitung zur Kommunikation mit Ihnen
Neben den Vertragsdaten verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Kommunikationsdaten (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse), um mit Ihnen in Kontakt treten und kommunizieren zu können.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Datenverarbeitung bei Nutzung des Beschwerdeformulars
Soweit Sie unser Formular für eine Beschwerde / Rückmeldung nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten für die Prüfung und Beantwortung Ihrer Beschwerde / Rückmeldung sowie für die Klärung etwaiger Rückfragen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt an den zuständigen Mitarbeiter und die zuständige Stelle innerhalb unseres Unternehmens zu den vorgenannten Zwecken.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Eine Mitteilung in Textform (z.B. E-Mail, Fax, Brief) reicht hierfür aus.

Datenverarbeitung bei Bewerbungen
Soweit Sie Bewerbungen für Ausbildungsplätze oder Arbeitsstellen in unserem Unternehmen an uns richten, verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten für die Prüfung, Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Bewerbung sowie ggf. zur Vorbereitung des Beschäftigungsverhältnisses.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG (neu) der die Verarbeitung von Daten zur Entscheidung über die Begründung, für die Begründung sowie für die Durchführung von Beschäftigungsverhältnissen gestattet.

Datenverarbeitung bei Videoüberwachung
Soweit wir an unseren Tankstellen und Gebäuden eine Videoüberwachung vornehmen, verarbeiten wir die auf diesem Wege gewonnenen personenbezogenen Daten zum Schutz vor Fremdangriffen, zum Schutz vor Vandalismus und Diebstahl sowie Wahrnehmung des Hausrechts. Die Daten werden für die Zeitdauer gespeichert, die erforderlich für die Ermöglichung einer Auswertung ist. Dies sind in der Regel maximal 72 Stunden.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, der die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gestattet.

Kategorien von Empfängen der personenbezogenen Daten
Ihre Vertrags- und Kommunikationsdaten werden zur Beantwortung Ihrer Anfragen, zur Kommunikation oder zur Durchführung des Auftrags oder zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen jeweils an die zuständige Stelle und die zuständigen Mitarbeiter innerhalb unseres Unternehmens weitergeleitet. Grundlage hierfür ist erneut Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.Sofern es zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zur Versendung und Auslieferung von Produkten oder zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, erfolgt eine Datenweitergabe an Partnerunternehmen, welche zur Unterstützung der Vertragsabwicklung beauftragt worden sind. Unsere Partner verpflichten sich zur Einhaltung und Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Unseren Partnern ist es nicht gestattet, die Daten anderweitig als zur Vertragsabwicklung zu verwenden.

Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.

Bei Bewerbungen werden die Daten ebenfalls an die hierfür zuständige Stelle und die zuständigen Mitarbeiter innerhalb unserer Unternehmensgruppe weitergeleitet. Grundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG (neu) der die Verarbeitung von Daten zur Entscheidung über die Begründung, für die Begründung sowie für die Durchführung von Beschäftigungsverhältnissen gestattet. Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung der E-Mails aller Unternehmen und Mitarbeiter unserer Unternehmensgruppe über die Server der Oktan Tankstellen GmbH, über die die E-Mail-Adressen @oktan.de gehostet werden. Wir haben hierüber einen Konzernweiten Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte außerhalb unserer Unternehmensgruppe nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zweck der Vertragsabwicklung oder Abrechnung erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage für die Weitergabe besteht.

Soweit wir zur Durchführung und Abwicklung von Verarbeitungsprozessen Dienstleistungen von Auftragsverarbeitern in Anspruch nehmen, werden die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung eingehalten.

Betroffenenrechte
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen. Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Behörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Tel.: 040 / 428 54 - 4040
Fax: 040 / 428 54 - 4000
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de